Mengelola Uang Tunai di Acara Universitas

Dengan universitas yang berkisar dari 1.000 hingga lebih dari 50.000 mahasiswa, tidak heran jika kampus merupakan tempat utama untuk acara khusus.

Kampus memiliki tempat dan area yang secara khusus ditujukan untuk acara yang akan menampung sebagian besar mahasiswa. Universitas dikenal menyelenggarakan ratusan acara selama satu tahun ajaran, dengan berbagai ukuran dan jenis – mulai dari acara olahraga, demonstrasi mahasiswa, hingga konser dan tur komedi.

ACARA KHUSUS DI KAMPUS

Lonjakan peserta di kampus untuk acara-acara ini menyebabkan jumlah uang tunai di kampus meningkat secara signifikan. Saat tingkat arus uang tunai meningkat, universitas juga menjadi lebih rentan terhadap kehilangan dan pencurian. Selain itu, terdapat risiko tinggi terjadinya kesalahan manusia dalam penanganan dan penghitungan uang tunai selama acara, serta meningkatnya risiko pencurian saat mengangkut uang tunai ke bank. Karena alasan ini, sangat penting untuk menjaga semua aset universitas tetap aman, terjamin, dan akurat dengan prosedur pengelolaan uang tunai yang efisien - mulai dari operasi hingga logistik uang tunai.

PENGGUNAAN UANG TUNAI SAAT ACARA

Kesalahpahaman umum yaitu kebanyakan orang yang menghadiri acara akan membayar konsesi dan merchandise dengan kartu kredit atau debit. Namun, menurut Diary of Consumer Payment Choice 2019, uang tunai adalah pilihan pembayaran yang dominan untuk transaksi bernilai kecil di bawah $10.

Selain itu, penggunaan uang tunai di antara individu di bawah 25 tahun adalah yang tertinggi dari semua rentang usia dalam laporan, yang juga merupakan rentang usia utama peserta acara universitas. Saat mempertimbangkan biaya yang terkait dengan suatu acara, peserta akan menentukan jenis metode pembayaran yang ingin mereka gunakan. Universitas harus mempertimbangkan hal berikut saat mengantisipasi arus uang tunai selama acara:

• Biaya tiket
• Parkir dan gas
• Konsesi
• Memorabilia dan merchandise penggemar

Sebagian besar orang akan memilih untuk membayar parkir, konsesi, dan memorabilia dengan uang tunai karena nilai pembayaran yang lebih rendah. Misalnya, seorang peserta kemungkinan akan memiliki uang tunai untuk parkir sebesar $15, hot dog dan popcorn sebesar $5, dan kemeja sebesar $20. Lipat gandakan pengeluaran ini dengan ratusan, atau ribuan, orang yang menghadiri acara tersebut dengan jumlah arus uang tunai yang diantisipasi. Jumlah ini juga terpisah dari jumlah uang tunai yang dibutuhkan untuk operasional universitas sehari-hari.

Administrator juga harus mempertimbangkan tempat konsesi yang berdiri sendiri, tempat parkir, dan petugas konsesi dengan berjalan kaki yang hanya mampu menerima uang tunai. Dengan semua kemungkinan tempat penjualan yang melibatkan uang tunai, sangatlah penting untuk memiliki prosedur dan kebijakan pengelolaan uang tunai.

MENGELOLA MELIMPAHNYA UANG TUNAI

Karena banyaknya uang tunai di kampus selama acara, penanganan dan pengamanan uang tunai di kampus harus menjadi prioritas. Bagaimanapun, ribuan dolar uang tunai dapat dikumpulkan di loket tiket, stan konsesi, dan toko merchandise.

Dengan ini, penting untuk membuat peraturan tentang bagaimana uang tunai dikelola dan ditangani selama acara. Menyederhanakan proses pengelolaan uang tunai akan memungkinkan adanya prosedur dan akuntabilitas standar, serta mengurangi kerentanan terhadap pencurian, kehilangan, dan kesalahan manusia.

Buat rencana terbaik untuk acara dengan bermitra bersama layanan pengelolaan uang tunai yang dialihdayakan untuk merekomendasikan solusi yang tepat bagi universitas Anda. Layanan pengelolaan uang tunai yang dialihdayakan akan memastikan bahwa uang tunai Anda aman di setiap aspek, mulai dari penyimpanan aman di brankas pintar, hingga verifikasi dan setoran ke rekening Anda. Memiliki rencana di tempat akan membuat Anda tenang karena mengetahui bahwa uang tunai Anda dilindungi.

Mulailah mengelola uang tunai dari acara-acara besar di kampus dengan rekomendasi dari Departemen Kehakiman AS ini:

• Temukan dan tandai semua stan pengumpulan uang tunai dan konsesi di peta lantai stadion
• Pastikan bahwa pasukan keamanan ditempatkan di dekat area pengumpulan uang tunai dan konsesi
• Minta penegak hukum meninjau rute perjalanan yang akan diambil staf acara untuk memindahkan uang tunai ke lokasi pusat
• Periksa rute untuk potensi kerentanan
• Minta penegak hukum menyetujui waktu pengambilan uang tunai
• Amankan lokasi uang tunai pusat dengan penegakan hukum atau keamanan pribadi
• Simpan uang tunai di brankas yang aman di lokasi uang tunai pusat sebelum mengangkutnya ke bank
• Berikan perkiraan tertulis kepada penegak hukum tentang jumlah uang tunai yang akan dikumpulkan di setiap stan dan konsesi
• Berikan daftar nama dan tugas untuk semua personel yang akan menangani uang tunai kepada penegak hukum
• Kontrak dengan layanan kendaraan lapis baja untuk mengambil uang tunai dan mengangkutnya ke bank

Dengan lebih dari 3.000 universitas di seluruh negeri, berbagai acara terus diselenggarakan di lokasi, menghasilkan lebih banyak uang tunai di kampus. Universitas harus mencari perlindungan aset di acara dan pada saat jumlah uang tunai sangat banyak untuk memastikan barang berharga mereka dijaga.

Percayakan Pengelolaan Uang Tunai Anda kepada Brink’s (CTA)

Selama 160 tahun, Brink’s telah membentuk industri dengan lebih dari sekadar pengalaman dan inovasi yang tak tertandingi dalam pengelolaan uang tunai. Di Brink’s, kami melakukan pendekatan dengan gambaran besar untuk solusi komprehensif kami dengan perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan yang menjadikan Anda pusat perhatian. Kunjungi kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, atau YouTube untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang teknologi, layanan, dan solusi Brink’s untuk bisnis Anda.