Cara Meningkatkan Keamanan Karyawan dengan Sistem Uang Tunai Otomatis

Ritel selalu mencari cara baru untuk menyederhanakan operasi tanpa peningkatan biaya atau mengorbankan keamanan. Namun, banyak bisnis masih menangani uang tunai mereka secara manual dan terbiasa dengan tantangan dan risiko yang menyertai proses pengelolaan uang tunai tradisional.

Setiap hari, manajer dan karyawan menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyiapkan dan menghitung setoran, sehingga mereka tidak dapat melakukan tugas pekerjaan penting lainnya. Karyawan juga berisiko kehilangan keuntungan karena kesalahan akuntansi, menerima tagihan palsu, atau pencurian internal saat melakukan tugas secara manual.

Selain tugas penanganan uang tunai di dalam toko, lebih banyak waktu dan biaya tenaga kerja dihabiskan saat karyawan melakukan perjalanan berbahaya ke dan dari bank. Sepanjang hari, manajer dan karyawan yang berwenang dihadapkan pada berbagai risiko, termasuk pencurian. Ini paling banyak terjadi pada karyawan yang mengirimkan setoran tunai ke cabang setempat atau memberi uang kembalian atau tagihan yang lebih kecil untuk pekerjaan mereka.

Pemilik dan manajer bisnis juga menghadapi tantangan akuntabilitas karyawan dengan proses penanganan uang tunai secara manual. Manajemen sering kali bertanya-tanya siapa yang memiliki akses ke uang tunai mereka dan di mana sebenarnya dananya. Selain itu, mereka tidak dapat merekonsiliasi perbedaan atau melacak uang tunai yang hilang atau salah tempat sesuai kebutuhan.

Apakah bisnis Anda pernah mengalami semua hal di atas? Anda tidak sendiri.

Terus baca untuk melihat cara ritel mengotomatiskan tugas penanganan uang tunai umum untuk mengatasi masalah dan mengamankan karyawan mereka dengan lebih baik.

SKENARIO 1: SOLUSI TITIK PENJUALAN OTOMATIS

Pada awal hari kerja, kasir memulai jam kerjanya dengan memulai mesin uang tunai. Lalu, sepanjang hari, penjualan tunai meningkatkan jumlah uang di mesin uang tunai. Dalam situasi yang ideal, manajer dapat datang untuk menyisir mesin uang tunai atau karyawan dapat menyimpan kelebihan uang tunai di brankas sambil memastikan pelanggan masih dibantu. Tetapi sering kali dalam lingkungan yang serba cepat, manajer mungkin tidak dapat mendekat untuk membantu pelanggan atau karyawan tidak dapat menarik diri, mengakibatkan penumpukan uang tunai di mesin uang tunai.

Tantangan:

• Uang tunai berlebih meningkatkan risiko pencurian internal atau keuntungan yang salah tempat
• Beberapa titik kontak dan kurangnya akuntabilitas terjadi dari titik penjualan hingga brankas toko
• Karyawan menghadapi bahaya setiap kali mentransfer uang dari satu lokasi ke lokasi lain
• Waktu dan tenaga kerja dihabiskan untuk menghitung dan menyiapkan setoran uang tunai secara manual

Solusi: Terapkan Brankas Pintar

Brankas pintar dirancang untuk meningkatkan efisiensi proses penanganan uang tunai langsung dari titik penjualan. Dengan brankas pintar, kasir dapat menyetorkan uang tunai langsung ke brankas ke lokasi yang aman setelah setiap transaksi. Solusi ini memberikan alternatif pengiriman uang dalam jumlah besar ke back office dengan lebih aman.

Brankas pintar juga meningkatkan akuntabilitas karyawan, karena brankas mewajibkan karyawan memasukkan kode identifikasi sebelum setiap setoran. Ini memungkinkan manajer melacak semua setoran yang dibuat oleh karyawan, mengurangi kemungkinan pencurian internal.

Terakhir, brankas pintar akan mengotomatiskan proses persiapan setoran, memberi manajer lebih banyak waktu untuk berfokus pada pekerjaan penting dari perannya. Setelah setiap setoran, brankas mengirimkan data ke portal online yang aman yang aliran dananya dapat dilacak oleh pelanggan dari jarak jauh.

Saat menggunakan brankas pintar, ritel bisa lebih tenang karena mengetahui bahwa keuntungan mereka segera diamankan dan bahwa karyawan dapat tetap fokus pada tanggung jawab mereka.

SKENARIO 2: ALIH DAYA JASA KAWAL ANGKUT UANG DAN BARANG BERHARGA

Pengelolaan uang tunai manual sering kali mewajibkan manajer atau karyawan berwenang lainnya untuk meninggalkan toko dan mengirimkan setoran ke bank, terkadang lebih dari satu kali dalam sehari.

Selain itu, banyak ritel mewajibkan dua karyawannya pergi ke bank pada waktu yang sama. Tindakan keamanan ini memerlukan lebih banyak tenaga kerja dan waktu selain melayani pelanggan, yang bisa menyebabkan tidak tercapainya tujuan bisnis.

Manajer juga bertanggung jawab menerima penukaran uang dari bank, seperti koin atau uang kertas yang lebih kecil. Banyak bank mengenakan biaya untuk memproses penukaran uang, menyebabkan biaya yang lebih tinggi untuk organisasi.

Tantangan:

• Karyawan menghadapi risiko pencurian saat mengirimkan uang tunai ke bank dan dari bank
• Berbagai titik kontak diperlukan dari toko ke bank
• Sering bepergian ke bank menghabiskan banyak waktu dan tenaga
• Biaya tambahan selain berbagai biaya bank terakumulasi dari waktu ke waktu

Solusi: Mitra dengan Penyedia Logistik Uang Tunai Tepercaya

Para tenaga profesional keamanan terlatih akan mengirimkan setoran toko langsung ke bank dengan aman – menghilangkan risiko pencurian dan keamanan yang disusupi baik untuk karyawan maupun uang tunai. Truk lapis baja juga meningkatkan akuntabilitas penanganan uang tunai. Penjaga truk lapis baja memastikan setoran aman sebelum meninggalkan lokasi, menghilangkan kemungkinan pencurian internal.

Selain itu, bekerja dengan operator lapis baja tepercaya memungkinkan ritel dengan mudah melakukan permintaan penukaran uang secara online atau menerima permintaan pada hari layanan berikutnya. Ritel juga menghemat uang karena biaya layanan lapis baja biasanya kurang dari biaya permintaan penukaran uang di bank. Selain itu, kemampuan ini menghilangkan risiko perjalanan lainnya bagi manajer.

Terakhir, penyedia logistik uang tunai akan memberi pelanggan akses ke portal online klien yang aman tempat manajer dapat menempatkan dan melacak permintaan penukaran uang mereka untuk setiap lokasi, serta menjalankan laporan untuk layanan. Dengan efisiensi tambahan, manajer dan karyawan dapat mengalokasikan kembali waktu yang dihemat dari seringnya perjalanan ke bank, serta memastikan bahwa bisnis mereka berjalan lancar dan semua permintaan pelanggan ditangani.

SKENARIO 3: DASBOR LAPORAN INTERAKTIF

Selain melakukan perjalanan yang berisiko ke bank, manajer juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setoran tiba dan diselesaikan sebelum batas waktu setoran bank. Jika setoran datang terlambat, setoran tersebut tidak akan muncul di laporan mutasi bank mereka sampai hari berikutnya, menyebabkan perbedaan setoran.

Proses manual juga tidak memiliki jejak kertas yang akurat untuk semua transaksi dan setoran. Meskipun ritel menggunakan sistem pelacakan, mereka mungkin diminta untuk masuk ke beberapa platform untuk menemukan data yang diperlukan untuk merekonsiliasi catatan mereka.

Tantangan:

• Kurangnya jejak kertas membuat rekonsiliasi menjadi lebih sulit
• Manajer juga tidak dapat mengidentifikasi dan menyelesaikan kesalahan penghitungan dengan cepat
• Laporan yang tidak akurat membuat organisasi tidak dapat memperkirakan kebutuhan uang tunai mereka
• Data di beberapa lokasi tidak sederhana atau efisien

Solusi: Gunakan Sistem Otomatis dengan Fitur Laporan

Ritel yang menggunakan jasa truk lapis baca dan sistem otomatis seperti brankas pintar kini dapat mengakses semua informasi setoran dalam satu platform. Karena portal diakses secara online, ritel dapat mengelola uang tunai dan lokasi toko mereka dari mana saja dan kapan saja.

Akses mudah ke laporan, bukti pengiriman, dan dasbor di portal terpusat ini memungkinkan pelanggan untuk menyelesaikan setiap ketidaksesuaian pada laporan mutasi bank mereka. Manajer sekarang dapat menghemat waktu dan kembali ke pekerjaan penting perannya di toko agar karyawan tetap pada tugasnya dan pelanggan senang.

Ritel terbiasa dengan tantangan dan risiko bagi karyawan mereka yang terkait dengan pengelolaan uang tunai manual. Untungnya, ritel tidak lagi harus menanggung beban berkat perkembangan teknologi dan layanan uang tunai yang ditawarkan oleh perusahaan manajemen uang tunai. Organisasi dapat merasa yakin karena mengetahui karyawan mereka terlindungi dan tidak terpapar ancaman apa pun. Dan dengan pikiran yang tenang, karyawan dapat berfokus pada tugas harian mereka daripada menghitung secara manual dan melakukan perjalanan berbahaya ke bank.

Percayakan Pengelolaan Uang Tunai Anda kepada Brink’s (CTA)

Selama 160 tahun, Brink’s telah membentuk industri dengan lebih dari sekadar pengalaman dan inovasi yang tak tertandingi dalam pengelolaan uang tunai. Di Brink’s, kami melakukan pendekatan dengan gambaran besar untuk solusi komprehensif kami dengan perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan yang menjadikan Anda pusat perhatian. Kunjungi kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, atau YouTube untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang teknologi, layanan, dan solusi Brink’s untuk bisnis Anda.