5 Cara untuk Meningkatkan Efisiensi & Keamanan Departemen Anda

Baik Anda bekerja untuk pemerintah lokal atau federal, organisasi Anda kemungkinan besar menerima uang tunai sebagai bentuk pembayaran. Dari mengumpulkan pajak dan biaya tiket parkir hingga tagihan listrik dan banyak lagi, kantor pemerintah menerima jumlah uang tunai yang mengejutkan setiap tahun.

Selain menerima uang tunai, pegawai organisasi pemerintah juga ditugaskan untuk mematuhi mandat dan peraturan yang ditetapkan di kantornya. Meskipun prosedur ini dimaksudkan untuk memastikan keamanan setoran dan semua orang di lokasi, pegawai pemerintah sangat paham dengan tantangan dalam mengelola uang tunai manual, termasuk:

• Perjalanan berisiko untuk menyetorkan uang tunai atau melakukan penukaran uang di bank
• Kurangnya respons dan komunikasi atas permintaan proposal (RFP)
• Meningkatnya risiko pencurian dan kehilangan karena kelebihan uang tunai di lokasi
• Tugas yang menghabiskan waktu untuk memastikan bahwa setoran dan dana seimbang dalam 24 jam

Frustrasi dan risiko yang disebabkan oleh pengelolaan uang tunai secara manual ini sering menyebabkan terlewatnya tenggat waktu dan pelanggaran kepatuhan. Menetapkan kebijakan penanganan uang tunai yang efisien terkadang sulit, terutama jika departemen tidak dapat memperoleh respons dari RFP atau jawaban atas pertanyaan untuk penyedia pengelolaan uang tunai mereka.

Untungnya, dengan praktik terbaik berikut dan penyedia kawal angkut uang dan barang berharga tepercaya, organisasi pemerintah dapat menyederhanakan operasi mereka untuk meningkatkan keselamatan dan efisiensi organisasi mereka.

Tips Cepat untuk Meningkatkan Penanganan Uang Tunai

Untuk menyederhanakan tugas harian dengan lebih baik dan memastikan keamanan uang tunai Anda, pertimbangkan untuk melakukan langkah berikut:

1. SELESAIKAN PROSES RFP

Sebagian besar organisasi pemerintah mengalihdayakan pengelolaan uang tunai mereka ke penyedia kawal angkut uang dan barang berharga. Saat Anda meninjau kontrak potensial, pertimbangkan apakah perusahaan yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan keamanan dan komunikasi departemen Anda atau tidak. Bekerja dengan perusahaan yang berpengalaman akan membantu menyederhanakan proses, menghemat waktu organisasi, dan memastikan dukungan pelanggan langsung untuk membantu menjawab pertanyaan, baik selama proses penawaran maupun setelah penerapan.

2. MEMBANGUN KEBIJAKAN PENANGANAN UANG TUNAI YANG JELAS

Setelah memilih penyedia logistik uang tunai, pastikan untuk menguraikan dengan jelas semua prosedur untuk menerima pembayaran tunai. Kebijakan ini harus menyertakan tenggat waktu, daftar karyawan dengan akses resmi ke dana, dan lokasi tempat uang tunai disimpan sebelum setoran bank.

Setelah kebijakan lengkap, pastikan semua pihak yang bertanggung jawab, termasuk karyawan dan penyedia CIT, memahami peran dan tanggung jawab mereka sepenuhnya.

3. MINIMALKAN JUMLAH ORANG YANG MENANGANI UANG TUNAI

Dengan mengurangi jumlah orang yang menangani uang tunai dari transaksi ke setoran bank membantu menghindari kemungkinan penipuan, kesalahan penghitungan, dan pencurian. Dengan ini, penting bahwa hanya personel yang berwenang yang menangani uang tunai, dan semua uang tunai disimpan di lokasi yang aman sampai diambil untuk setoran.

4. MANFAATKAN LAYANAN LAPIS BAJA

Setelah Anda menyelesaikan kontrak untuk jasa CIT, pastikan untuk menyertakan layanan lapis baja. Petugas keamanan terlatih akan bekerja dengan kebijakan keamanan terkini organisasi pemerintah untuk memastikan mereka memenuhi peraturan guna menyediakan layanan pengambilan setoran yang paling efisien dan aman.

Saat ini, penyedia CIT juga dapat mengirimkan permintaan penukaran uang. Ini membuat karyawan tetap di kantor, di depan pengunjung – membiarkan mereka fokus pada tugas pekerjaan mereka dan memastikan departemen mereka terus berjalan dengan lancar.

5. JIKA ANGGARAN CUKUP, INVESTASIKAN PADA BRANKAS PINTAR

Menerapkan brankas pintar dapat membantu mengotomatiskan proses penanganan uang tunai. Brankas tidak hanya mengamankan setoran, tetapi juga meningkatkan produktivitas karyawan dengan membiarkan mereka kembali ke tanggung jawab mereka yang lain daripada menghitung uang tunai secara manual.

Namun, brankas pintar mungkin tidak sesuai dengan anggaran. Dalam hal ini, lihat produk keamanan lainnya, seperti lemari besi atau boks teller, untuk memastikan uang tunai yang disimpan di lokasi aman hingga dapat ditransfer ke bank.

Organisasi pemerintah yang menerapkan praktik ini dan menggunakan penyedia logistik uang tunai tepercaya dapat memastikan kantor, karyawan, dan setoran mereka terlindungi dengan lebih baik dan siap untuk menerima pembayaran uang tunai.

Bekerja dengan penyedia CIT adalah solusi hemat biaya yang memastikan pembayaran dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo sekaligus mengurangi risiko operasional ke departemen. Selain itu, organisasi dapat meningkatkan visibilitas pada aliran uang tunai, memungkinkan peluang yang lebih besar untuk pengelolaan aktif dana mereka.

Percayakan Pengelolaan Uang Tunai Anda kepada Brink’s (CTA)

Selama 160 tahun, Brink’s telah membentuk industri dengan lebih dari sekadar pengalaman dan inovasi yang tak tertandingi dalam pengelolaan uang tunai. Di Brink’s, kami melakukan pendekatan gambaran secara garis besar untuk solusi komprehensif kami dengan perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan yang menjadikan Anda sebagai pusat perhatian. Kunjungi kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, atau YouTube untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang teknologi, layanan, dan solusi Brink’s untuk bisnis Anda.